Outsourcing to koncepcja biznesowa, która polega na wydzieleniu wybranego obszaru działalności ze struktur przedsiębiorstwa i przekazaniu go do realizacji zewnętrznemu podmiotowi. Najprężniej rozwijającym się sektorem outsourcingu jest rachunkowość. Przedsiębiorstwa bardzo często przekazują bieżącą obsługę księgową biurom rachunkowych, co pozwala im skupić się na zasadniczych celach organizacji i wyeliminować ryzyko błędów. Sprawdźmy, co obejmuje outsourcing księgowy i czy warto się na niego zdecydować?

Jakie czynności obejmuje outsourcing księgowości?

Kompleksowa obsługa księgowa przez firmę zewnętrzną obejmuje przede wszystkim usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodne z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Biuro rachunkowe w ramach świadczonej usługi ewidencjonuje przeprowadzone operacje gospodarcze firmy w postaci zapisów w KPiR, zestawień obrotów i sald oraz wykazów inwentarza. Outsourcing księgowości polega na archiwizowaniu dowodów księgowych i dokonywaniu okresowych rozliczeń podatkowych. Zaliczamy do nich obliczanie składek ZUS oraz kwoty podatku VAT, wynikającej z różnicy pomiędzy fakturami sprzedażowymi a kosztowymi. Zewnętrzna księgowość wyliczy także stawkę zaliczki na podatek dochodowy oraz przygotuje deklarację VAT7 lub VAT7K, Jednolity Plik Kontrolny JPK_VAT oraz deklarację roczną PIT. Co więcej, poinformuje także klienta o wyznaczonych terminach zapłaty zobowiązań podatkowych. Klient może liczyć na pomoc profesjonalnego doradcy podatkowego, którzy zajmie się optymalizacją bieżących kosztów.

Outsourcing księgowości polega na inwentaryzacji aktywów pieniężnych i finansowych oraz przygotowywaniu sprawozdań finansowych. Bieżące monitorowanie i ocena sytuacji finansowej firmy znacząco usprawnia jej funkcjonowanie i pomaga zbudować przewagę konkurencyjną na rynku. Biuro rachunkowe zajmuje się przygotowaniem rocznego budżetu i planów finansowych z uwzględnieniem działań naprawczych. To jednak nie wszystko. Profesjonalne biuro rachunkowe będzie reprezentować klienta przed urzędami, a także zajmie się obsługą kadrowo-płacową. W jej skład wchodzi rozliczanie wynagrodzeń pracowniczych i zasiłków, prowadzenie akt osobowych, ewidencjonowanie czasu pracy i urlopów, a także przygotowywanie pracowniczych deklaracji podatkowych.

Outsourcing księgowości. Najważniejsze zalety

Outsourcing księgowości pozwala skoncentrować się na kluczowych kompetencjach firmy. Brak konieczności poświęcania uwagi działaniom pobocznym umożliwia zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku. Usługi outsourcingowe pozwalają znacząco obniżyć koszty operacyjne, a także zwiększyć elastyczność podejmowanych działań. Firma zyskuje dostęp do specjalistycznej wiedzy, co pozwala zminimalizować ryzyko błędów lub pozyskać dodatkowy kapitał. Obniżenie kosztów następuje na skutek zniwelowania potrzeby wynajmu dodatkowej powierzchni biurowej i zakupu specjalistycznych systemów informacyjnych oraz minimalizacji ryzyka rotacji kadr. Przedsiębiorca nie musi się martwić kosztami, związanymi z urlopami, zwolnieniami lekarskimi czy szkoleniami. Inwestycja w nowoczesne systemy IT również nie będzie konieczna. Pamiętajmy także, że usługi księgowe można wliczyć w koszty prowadzenia działalności. Finalnie, przedsiębiorca może zaoszczędzić od 20% do nawet 50% w porównaniu do zatrudniania pracownika na etacie.

Biuro rachunkowe, świadczące usługi outsourcingu zatrudnia specjalistów z certyfikatem Ministerstwa Finansów i posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC. Oznacza to, że powierzenie księgowości zewnętrznej firmie to rozwiązanie znacząco zwiększające poziom bezpieczeństwa. Outsourcing księgowy jest nierozerwalnie powiązany z zabezpieczeniem danych przed kradzieżą, dostępem osób niepowołanych czy zniszczeniem dokumentów. Inwestycja w nowoczesne systemy bezpieczeństwa jest zazwyczaj nieopłacalna w przypadku prowadzenia księgowości wewnętrznej.