Wirtualne biuro to usługa outsourcingowa, obejmująca pełną obsługę biurową bez konieczności posiadania osobnego lokalu. Zadania biurowe zostają wydzielone ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przekazane do realizacji podmiotowi zewnętrznemu. Usługę wirtualnego biura wymyślił Ralph Gregory w 1994 roku i od tego czasu intensywnie się ona rozwija, zjednując coraz szersze grono zwolenników. Pozwala znacznie zminimalizować koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawdźmy, jak wygląda w praktyce prowadzenie wirtualnego biura i jakie są zalety tego rozwiązania?

Jak wygląda prowadzenie wirtualnego biura?

Wirtualne biuro umożliwia przede wszystkim rejestrację firmy pod swoim adresem. Formalności, związane z rejestracją nowego podmiotu gospodarczego leżą po stronie wirtualnego biura. Przedsiębiorca nie musi posiadać własnego lokalu użytkowego, zaadaptowanego na pomieszczenie biurowe ani samodzielnie zatrudniać pracowników do obsługi księgowości. Wirtualne biuro oferuje nie tylko adres, ale również numery telefonów. Zapewnia bieżącą obsługę korespondencji, telefonów, faksów i skrzynki mailowej. Prowadzi pełną księgowość i umożliwia skorzystanie z pomocy prawnej. Wszystkie dokumenty i korespondencja są przechowywane w jednym miejscu, dlatego nie trzeba się martwić ich magazynowaniem i organizacją. Wirtualne biuro oferuje pełne wsparcie księgowo-informatyczne, łącznie z założeniem rachunku bankowego.

Pracownicy wirtualnego biura oferują doradztwo w wielu różnych aspektach, związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Pomogą przygotować skuteczny biznesplan, wynająć lokal użytkowy, a także będą pośredniczyć w tworzeniu efektywnego brandingu i systemu identyfikacji wizualnej. Można im z powodzeniem powierzyć takie zadania, jak przygotowanie materiałów promocyjno-reklamowych czy obsługę spotkań biznesowych. Niektóre biura wirtualne oferują dostęp do usługi recepcyjnej oraz elementów infrastruktury, takich jak salki szkoleniowe czy konferencyjne.

Jakie są zalety wirtualnego biura?

Wirtualne biuro to doskonałe rozwiązanie dla freelancerów, osób pracujących zdalnie i mobilnych specjalistów. Usługa umożliwia im zarejestrowanie działalności pod adresem zaufanych centrów biznesowych, co pozytywnie wpływa na ugruntowanie ich marki na rynku i odbiór wśród konsumentów. Pamiętajmy, że rejestracja firmy pod adresem zamieszkania może być niekorzystna ze względów wizerunkowych. Nasze e-biuro znajduje się w prestiżowej lokalizacji, w samym centrum Krakowa. Wirtualne biuro pozwala na redukcję kosztów, ponieważ przedsiębiorca nie musi zatrudniać dodatkowych pracowników biurowych, wynajmować lokalu na siedzibę firmy ani inwestować w wyposażenie. Co więcej, poniesione wydatki na prowadzenie wirtualnego biura można wpisać w koszty. Nie trzeba się martwić kontrolami skarbowymi ani koniecznością załatwiania spraw urzędowych. Często istnieje również możliwość umieszczenia loga firmy w budynku, w którym znajduje się wirtualne biuro, co wpływa na poprawę widoczności przedsiębiorstwa w świadomości konsumentów.

E-biuro jest świetnym pomysłem dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników lub prowadzą działalność usługową w różnych miejscach kraju. Mogą z niego skorzystać osoby, które z różnych względów nie mają możliwości zarejestrować firmy w mieszkaniu lub przedsiębiorcy, którzy dopiero organizują swoją działalność. Wirtualne biuro to dobra opcja dla start-upów i sposób na wyraźne usprawnienie funkcjonowania firmy. Z wirtualnego biura chętnie korzystają także podmioty gospodarcze, którym zależy na podleganiu pod inny urząd skarbowy. Z powodzeniem mogą z nich także skorzystać sklepy internetowe, agencje marketingowe, firmy szkoleniowe i rekrutacyjne oraz artyści, dziennikarze czy copywriterzy.